🍜Sokisoba🍜

会社の受付システムを作った

December 19, 2018

エントランス

エントランスに担当者を呼び出す電話を置いている会社が多いと思います。弊社も同じように電話をおいていましたが、それをやめ、代わりに担当者を呼び出すWebUiを動かしたipadを配置しました。

見た目はITって感じでカッコよくなるのでおすすめです。あと受付コスト削減にもなりました。

既存の受付システムとその問題点

弊社の既存の受付システムでは、来訪者はエントランスにある呼び出しの電話を使い、担当者に用があることを伝えます。そして、来訪者からの電話を受けた人が会議室に来訪者を案内し、担当者に来訪者が来社したことを伝えます。

この既存のシステムの問題は、気づいた人が受付の対応をしなくてはならないことです。来訪者が来た際にだれかが出てくれるだろうなという雰囲気が漂います。

そして、対応してくれる人は席がエントランスに近いとかで毎回同じ顔ぶれになります。対応をしない人が悪いと言っているというわけではありません。問題は担当が決まってない、ルールの問題だと思っています。

些細なことですが、この曖昧な感じが気持ち悪く感じました。

解決するには?

一番簡単な方法は担当を決めるだけです。けど、僕を含め、みんなこの仕事やりたくないだろうと思ったので、そもそもの受付の方法を変えたくなりました。

いい方法あるかなーと思ってググっていたら、メルカリさんで受付サービスを導入してるとのことで、これを弊社でも使いたいと思いました。

仕組みはエンドランスにipadのアプリを配置し、そのアプリで要件と担当者を呼び出すだけです。担当者にはslackでメンションが飛びます。これであれば、用が有る人が呼ばれるので、自分の仕事に集中することができます。受付対応がいらなくなります。あとは、電話の呼び出し音もなくなるので最高じゃんって思いました。

そんなことを考えていたタイミングでエントランスに置いてある受付用の呼び出し電話が故障してしまったので、つくることにしました。

つくってみた

使った技術の詳細はここでは書きません。受付が機能してないのでなるべく早くローンチできるやりかたでつくりました。僕達はアプリじゃなくてWebページで実装しました。

  • 受付用の静的Webページを用意し、Netlifyでホスティング
  • ipadに静的Webページを起動して、エントランスの目につくように置いておく
  • SlackへのメンションはSlackの Incoming Webhooks をJSでリクエストする

めっちゃシンプル!

実際に使ってみてやっぱり最高でした。 これで受付の対応をしなきゃいけない業務が弊社からほぼ消えました。

新システムでの問題

いまのところはありません。

懸念点としては、呼び出される側の人が社内にいないケースです。かなりレアケースです。その際は、代わりに誰かが対応しないといけなくなります。この部分は根本的には解決できてはいませんが、対応してくれた人に対して感謝はできます。

まとめ

  • やりたくない業務をテクノロジーで解決するのは楽しい
  • 現実世界に影響があり、自動化したあとのやりがいが感じられた

WEBUI


tonchin193

tonchin193です。国立競技場らへんでWeb開発してます。
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